Royalty-audit bij je label of uitgever in 2026: hoe ver terug je mag controleren, de vijf jaar van artikel 3:308 BW en de zeven jaar bewaarplicht van artikel 2:10 BW

Een artiest krijgt in september 2026 haar halfjaarafrekening van het label: één pdf, vier regels, een totaalbedrag. De streams van het tweede album lijken laag, de synclicentie voor een Duitse reclame uit 2022 staat er helemaal niet op, en bij de afrekeningen van 2021 en 2020 heeft zij destijds niets nagevraagd. De vraag die dan op tafel ligt is praktisch: mag zij de boeken van het label laten controleren, hoe ver terug, wie betaalt de accountant, en welke jaren zijn intussen juridisch al voorbij. Het antwoord bestaat uit drie termijnen die in bijna geen enkel platen- of publishingcontract naast elkaar staan: de controletermijn uit het contract, de verjaringstermijn van vijf jaar uit het Burgerlijk Wetboek en de bewaartermijn van zeven jaar die datzelfde wetboek aan het label oplegt.

Zeven gepolijste, gladde stalen stemvorken van oplopende grootte in de uitsparingen van een diepblauw fluwelen koffer; de vijfde is uit zijn uitsparing gelicht en staat rechtop op een ronde messing voet, de tanden licht wazig van trilling; warm amber strijklicht van links, koel blauw tegenlicht van rechts


Wat een auditclausule in een platen- of publishingcontract gewoonlijk regelt: één controle per jaar, twee of drie afrekenperioden terug, op eigen kosten

Veel platen- en publishingcontracten bevatten een auditclausule: de artiest, componist of producer mag de administratie van het label of de uitgever laten controleren voor zover die betrekking heeft op de afrekeningen. Wat er precies in staat, verschilt per contract; de vier beperkingen hieronder komen in de contractpraktijk regelmatig terug en zijn de bedingen waarop je bij het lezen let. De controle mag hooguit één keer per jaar, na schriftelijke aankondiging van dertig dagen, op kantooruren en op kosten van degene die controleert. Zij gebeurt door een onafhankelijke accountant, soms met de eis dat die geen provisie op het resultaat ontvangt. Zij bestrijkt alleen de laatste twee of drie afrekenperioden, en een afrekening waartegen niet binnen twaalf of vierentwintig maanden schriftelijk bezwaar is gemaakt, geldt als aanvaard. Wordt een tekort gevonden boven een drempel van bijvoorbeeld vijf of tien procent, dan komen de accountantskosten alsnog voor rekening van het label.

Die clausule is de eerste van de drie termijnen, en meestal de kortste. Wie in september 2026 een controle aankondigt onder een contract dat de audit beperkt tot de laatste twee afrekenperioden, komt bij halfjaarlijkse afrekeningen één jaar terug, tot begin 2025. De synclicentie uit 2022 valt daar buiten, tenzij de wet iets anders geeft. Dat doet zij, op twee manieren.


Vijf jaar: wanneer een royaltyvordering verjaart onder artikel 3:307 en 3:308 BW, en hoe één brief de termijn stuit (artikel 3:317 BW)

Een aanspraak op een te laag afgerekende royalty is een vordering tot betaling van een geldsom uit overeenkomst. Artikel 3:307 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek Boek 3 laat een rechtsvordering tot nakoming van een verbintenis uit overeenkomst verjaren door verloop van vijf jaren na de aanvang van de dag volgend op die waarop de vordering opeisbaar is geworden. Artikel 3:308 BW zegt hetzelfde voor alles wat bij het jaar of een kortere termijn moet worden betaald, en halfjaarlijkse of kwartaalroyalty's vallen in die omschrijving. Onder welk van de twee artikelen je afrekening ook valt, de uitkomst is vijf jaar vanaf de dag na opeisbaarheid. Opeisbaar is de royalty op de betaaldatum die het contract noemt, bijvoorbeeld uiterlijk 30 september voor het eerste halfjaar en uiterlijk 31 maart voor het tweede. Dat de artiest de fout pas jaren later ontdekt, verschuift het beginpunt niet; anders dan bij een vordering tot schadevergoeding (artikel 3:310 BW) telt bij deze termijnen de opeisbaarheid, niet de wetenschap. In uitzonderlijke gevallen kan een beroep op verjaring naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zijn (artikel 6:2 lid 2 BW), maar daarop bouw je geen plan.

De verjaring is te stuiten zonder rechtszaak. Artikel 3:317 lid 1 BW laat een schriftelijke aanmaning of een schriftelijke mededeling volstaan waarin de schuldeiser zich ondubbelzinnig zijn recht op nakoming voorbehoudt. Na die brief begint een nieuwe termijn van maximaal vijf jaar (artikel 3:319 lid 2 BW). Een stuitingsbrief hoeft geen bedrag te noemen, maar moet voor het label duidelijk maken om welk contract en welke afrekenperioden het gaat en dat de artiest zich het recht op nabetaling voorbehoudt; een vage klacht over "de afrekeningen" is te weinig. Verstuur hem aangetekend of per e-mail met bevestiging, en bewaar het bewijs van ontvangst, want een verklaring werkt pas als zij de ander heeft bereikt (artikel 3:37 lid 3 BW). Dit is de tweede termijn: vijf jaar, verlengbaar met een brief. De brief doet één ding: hij houdt de vordering in leven. Wat het contract verder over aanvaarding of verval van afrekeningen zegt, blijft een aparte vraag, waarover verderop meer.


Zeven jaar: de bewaarplicht van artikel 2:10 en 3:15i BW, en waarom het label de cijfers langer heeft dan jouw vordering bestaat

De derde termijn ligt aan de kant van het label. Artikel 2:10 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek Boek 2 verplicht het bestuur van iedere rechtspersoon, dus ook van een label-bv of een uitgeverij-bv, een administratie te voeren waaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend, en lid 3 verplicht tot het bewaren van die boeken, bescheiden en gegevensdragers gedurende zeven jaren. Voor een label dat als eenmanszaak of vof werkt, legt artikel 3:15i BW dezelfde plicht op en verklaart het de leden 2 tot en met 4 van artikel 2:10 van overeenkomstige toepassing. De belastingdienst eist via artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen dezelfde zeven jaar. De distributieoverzichten van Spotify, Apple en YouTube, de syncfacturen en de afrekenstaten aan artiesten horen bij die administratie, omdat zonder die stukken de verplichtingen van het label tegenover zijn artiesten niet gekend kunnen worden.

Zet je de drie termijnen naast elkaar, dan ontstaat een merkwaardig plaatje. Het contract laat je twee jaar terugkijken, het Burgerlijk Wetboek laat je vordering vijf jaar bestaan, en hetzelfde wetboek dwingt het label de onderliggende cijfers zeven jaar te bewaren. Het argument "die gegevens hebben wij niet meer" is voor de jaren binnen de bewaartermijn dus geen antwoord dat een label kan geven zonder zijn eigen administratieplicht te schenden. De bewaarplicht bewijst niet dat elk gewenst stuk ook echt in de administratie zit, want een label dat slordig administreert schendt die plicht zonder dat de stukken daardoor verschijnen; zij ontneemt het label wel het argument dat het de stukken niet hoefde te hebben. De drie termijnen zijn drie verschillende dingen: het auditrecht is een contractuele bevoegdheid om te controleren, de verjaring gaat over de betalingsvordering die uit die controle kan volgen, en de bewaarplicht rust op het label ongeacht wat de artiest doet. Wie de eerste twee verwart, laat zich door een korte contractuele controletermijn afhouden van een vordering die wettelijk nog bestaat.


Wat de wet naast het contract geeft: artikel 25ca Auteurswet via artikel 2b WNR, het inzagerecht van artikel 194 Rv sinds 1 januari 2025, en artikel 25f Auteurswet tegen een "geldt als aanvaard"-beding

Sinds 7 juni 2022 moet op grond van artikel 25ca Auteurswet de wederpartij van een maker die een exploitatiebevoegdheid heeft verleend hem ten minste eens per jaar actueel, relevant en volledig informeren over de exploitatiewijzen, de daarmee gegenereerde inkomsten en de verschuldigde vergoeding, en moet een sublicentienemer op verzoek de informatie aanvullen die de wederpartij zelf niet heeft (lid 2). De plicht heeft grenzen: zij geldt niet als het aandeel van de maker in het gehele werk niet significant is (lid 3, behalve als hij de informatie nodig heeft voor de bestsellerbepaling van artikel 25d), en zij is beperkt tot wat redelijkerwijs te verwachten is als de administratieve lasten aantoonbaar onevenredig zijn aan de exploitatie-inkomsten (lid 4). Zij ziet op de jaarlijkse opgave over de lopende exploitatie; een wettelijke aanspraak op de onderliggende bronstukken over 2021 volgt er niet uit, en de contractuele auditclausule zet zij niet opzij. Artikel 2b van de Wet op de naburige rechten verklaart hoofdstuk 1a van de Auteurswet van overeenkomstige toepassing op de uitvoerende kunstenaar, zodat de artiest die haar opnamen aan een label heeft gelicentieerd dezelfde aanspraak heeft als de componist tegenover zijn uitgever. Wat die jaarlijkse opgave precies moet bevatten en wat je doet als zij uitblijft, staat in het artikel over artikel 25ca Auteurswet van 7 september. Voor de audit is het belang beperkter en preciezer: de jaarlijkse opgave staat los van de controletermijn uit het contract, artikel 25h lid 1 Auteurswet bepaalt dat de maker van hoofdstuk 1a geen afstand kan doen, en een opgave die de exploitatiewijzen en inkomsten uitsplitst geeft de accountant een vertrekpunt om gericht om bronstukken te vragen. Een producer die alleen fonogrammenproducent is en zelf niet op de opname speelt, valt buiten artikel 2b WNR en moet het van zijn contract hebben.

Loopt de onderhandeling vast, dan biedt het inzagerecht van artikel 194 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering een tweede route. Dat artikel geldt sinds 1 januari 2025 en verving het oude artikel 843a Rv, dat op die datum is vervallen. Een partij bij een rechtsbetrekking heeft tegenover degene die over bepaalde gegevens over die rechtsbetrekking beschikt recht op inzage, afschrift of uittreksel als zij daarbij voldoende belang heeft; de verzoeker draagt de kosten van de verstrekking, en de houder mag alleen weigeren bij een verschoningsrecht of gewichtige redenen (lid 2). Het recht bestaat buiten rechte. Wie niets krijgt en al in een procedure tegen het label zit, kan de rechter op grond van artikel 195 Rv vragen de wederpartij tot verstrekking te bevelen; de rechter bepaalt dan de voorwaarden, de wijze en de termijn. De artiest uit de eerste alinea zit nog buiten een procedure, en voor haar bestaat de verzoekschriftroute van de voorlopige bewijsverrichtingen: op grond van artikel 196 en verder Rv, in verbinding met artikel 204 Rv, kan zij vóór een hoofdzaak de rechter verzoeken de inzage te bevelen, en de rechter wijst dat verzoek toe tenzij de gevraagde informatie onvoldoende bepaald is, het belang ontbreekt, de goede procesorde of misbruik van bevoegdheid zich ertegen verzet, of andere gewichtige redenen dat doen (artikel 196 lid 2 Rv). Ook langs die weg blijven de weigeringsgronden van artikel 194 lid 2 Rv overeind: artikel 204 Rv laat het verschoningsrecht en de gewichtige redenen van de houder van de gegevens in stand. Het gaat om bepaalde gegevens: een verzoek naar "alle stukken over mijn contract" is te onbepaald, een verzoek naar de distributieoverzichten van drie genoemde platforms over vier genoemde halfjaren en de syncfactuur van één genoemde licentie is dat niet. Ten slotte het beding dat een afrekening na twaalf maanden zonder bezwaar als aanvaard geldt. Artikel 25f lid 2 Auteurswet maakt een beding dat, gelet op de aard en inhoud van de overeenkomst en de wederzijds kenbare belangen, voor de maker onredelijk bezwarend is, vernietigbaar; via artikel 2b WNR geldt dat ook voor de uitvoerende kunstenaar. Of een aanvaardingsfictie van twaalf maanden die toets doorstaat, hangt af van de omstandigheden, onder meer van de vraag of de artiest de afrekening zonder de onderliggende cijfers überhaupt kon beoordelen. Een label dat zijn afrekeningen op vier regels houdt, maakt dat argument voor de artiest sterker.


Zes onderdelen van een bruikbare auditclausule voor artiest, componist en producer

  1. Controletermijn gelijk aan de verjaring: de audit bestrijkt alle afrekenperioden van de vijf jaar vóór de aankondiging, en daarnaast elke oudere periode waarover de vordering door een eerdere stuiting nog bestaat.
  2. Geen aanvaardingsfictie, of een fictie die pas gaat lopen nadat de jaarlijkse opgave van artikel 25ca Auteurswet volledig is verstrekt.
  3. Toegang tot de bronstukken: de platformoverzichten, de sublicentie- en syncovereenkomsten met bedragen, en de afrekeningen van de buitenlandse subuitgevers of distributeurs; de samenvattende afrekenstaat heeft de artiest al.
  4. Kostenregeling met een drempel: bij een tekort boven een vast percentage betaalt het label de accountant en het tekort met rente; spreek die rente uitdrukkelijk af, want de wettelijke handelsrente van artikel 6:119a BW geldt alleen als beide partijen handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf, en anders geldt de lagere wettelijke rente van artikel 6:119 BW.
  5. Een termijn waarbinnen het label op het accountantsrapport reageert en nabetaalt, met een vaste dag waarop de verjaring van de gevonden bedragen voor beide partijen als gestuit geldt.
  6. Een afspraak dat de administratie over de afgerekende jaren gedurende de wettelijke zeven jaar beschikbaar blijft, ook na een verkoop van de catalogus of van het label, zodat de opvolger niet kan zeggen dat de stukken bij de vorige eigenaar zijn gebleven.


De tijdlijn op 21 september 2026: welke afrekeningen je nu nog kunt betwisten en welke stuitingsbrief het label uiterlijk 30 september 2026 moet hebben ontvangen

Terug naar de artiest uit de eerste alinea. Haar contract rekent per halfjaar af, betaalbaar uiterlijk 30 september over het eerste halfjaar en uiterlijk 31 maart over het tweede. De afrekening over het eerste halfjaar van 2021 werd opeisbaar op 30 september 2021; de verjaringstermijn begon op 1 oktober 2021 en loopt af na 30 september 2026. Wil zij dat halfjaar nog kunnen betwisten, dan moet het label een stuitingsbrief uiterlijk 30 september 2026 hebben ontvangen. Noemt een contract in plaats daarvan een betaaltermijn van negentig dagen, dan valt de datum eerder, op 28 september, en verschuift alles twee dagen naar voren. De afrekening over het tweede halfjaar van 2021, opeisbaar 31 maart 2022, houdt zij tot en met 31 maart 2027. De synclicentie uit 2022 zit ruim binnen de vijf jaar en binnen de bewaartermijn van het label. Alles vóór het eerste halfjaar van 2021 is zonder eerdere stuiting verjaard, ook al heeft het label de cijfers over 2019 en 2020 op grond van artikel 2:10 BW nog in huis. Voor de Sena- en Buma/Stemra-gelden gelden andere regels, omdat die niet via het label lopen: Sena sluit een speeljaar volgens haar eigen veelgestelde vragen drie jaar na afloop af, het speeljaar 2023 dus op 31 december 2026.

De volgorde die uit dit alles volgt, is kort. Eerst de stuitingsbrief over alle perioden binnen de vijf jaar, met vermelding van contract en halfjaren, zodat de vordering blijft bestaan terwijl de rest loopt. Dan het verzoek om de jaarlijkse opgave van artikel 25ca Auteurswet over de exploitatie sinds 7 juni 2022, inclusief de aanvulling door sublicentienemers, en voor de oudere jaren een inzageverzoek naar bepaalde gegevens op grond van artikel 194 Rv. Dan pas de accountant, met een opdracht om de bronstukken over de genoemde perioden naast de ontvangen afrekenstaten en betalingen te leggen en de verschillen per exploitatiewijze te benoemen. De brief beschermt tegen verjaring. Of nabetaling afdwingbaar is, hangt daarnaast af van de inhoud en geldigheid van eventuele aanvaardings- en vervalbedingen in het contract: stuiting voorkomt verjaring, zij neutraliseert zo'n beding niet, en een contractuele vervaltermijn werkt anders dan verjaring omdat zij niet door een brief wordt gestuit. Daarom hoort het beding zelf, met artikel 25f lid 2 Auteurswet in de hand, in dezelfde brief aan de orde te komen.

Ligt er een platen- of publishingcontract bij je op tafel, van jaren geleden of van vorige week, dan laat de contractscan je zien hoe kort jouw controletermijn eigenlijk is en of er een aanvaardingsfictie in staat. En sta je aan de andere kant, als klein label dat zelf een artiest tekent, dan zet de platencontract-generator een afrekening met inzagerecht in gewone taal in het contract, zodat je artiest niet eerst een brief hoeft te schrijven.