Een artiest krijgt in september 2026 een halfjaarafrekening van vier regels. De streams lijken laag, een synclicentie uit 2022 ontbreekt, en over de afrekeningen van 2020 en 2021 heeft zij destijds niets gevraagd. Mag zij de boeken van het label laten controleren, hoe ver terug, en welke jaren zijn juridisch al voorbij? Het antwoord bestaat uit drie termijnen die zelden naast elkaar in een contract staan: de controletermijn uit de auditclausule, de verjaring van vijf jaar uit het Burgerlijk Wetboek en de bewaarplicht van zeven jaar die hetzelfde wetboek aan het label oplegt.

Twee jaar in het contract, vijf jaar in de wet

Veel platen- en publishingcontracten beperken de audit tot één controle per jaar over de laatste twee of drie afrekenperioden, op kosten van de artiest, en laten een afrekening na twaalf maanden zonder bezwaar als aanvaard gelden. De wet rekent ruimer. Een royaltyvordering verjaart onder artikel 3:307 en 3:308 BW vijf jaar na de dag volgend op de opeisbaarheid, en die termijn is met één schriftelijke stuitingsbrief (artikel 3:317 BW) opnieuw voor vijf jaar te verlengen. Dat de fout pas later wordt ontdekt, verschuift het beginpunt niet. De brief beschermt tegen verjaring; of nabetaling afdwingbaar is, hangt daarnaast af van de inhoud en geldigheid van eventuele aanvaardings- en vervalbedingen in het contract.

Zeven jaar bewaarplicht aan de kant van het label

Artikel 2:10 BW verplicht een label-bv zijn administratie zeven jaar te bewaren; artikel 3:15i BW legt dezelfde plicht op aan een eenmanszaak of vof, en artikel 52 AWR eist fiscaal dezelfde termijn. De platformoverzichten, syncfacturen en afrekenstaten horen bij die administratie. Het label heeft de cijfers dus langer in huis dan de vordering van de artiest bestaat. Daarnaast geeft artikel 25ca Auteurswet sinds 7 juni 2022, via artikel 2b WNR ook voor de uitvoerende kunstenaar, een jaarlijkse informatieaanspraak waarvan geen afstand kan worden gedaan, en biedt het inzagerecht van artikel 194 Rv (sinds 1 januari 2025, in plaats van het vervallen artikel 843a Rv) toegang tot bepaalde gegevens als het gesprek vastloopt.

De tijdlijn van 21 september 2026

Bij halfjaarafrekeningen die uiterlijk 30 september en 31 maart betaalbaar zijn, verjaart de afrekening over het eerste halfjaar van 2021 na 30 september 2026. Wie dat halfjaar nog wil betwisten, moet zorgen dat het label de stuitingsbrief uiterlijk op die dag heeft ontvangen. Het artikel geeft zes onderdelen van een bruikbare auditclausule, legt uit wanneer een aanvaardingsfictie onder artikel 25f Auteurswet aanvechtbaar is, en beschrijft de volgorde stuitingsbrief, informatieverzoek, accountant.